Система управления задачами

Модуль Задачи программы IT Audit предназначен для управления задачами, выданных сотрудникам. Система позволяет отслеживать задачи, срок исполнения по которым истекает, информирует пользователей о просроченных задачах.

Приложение IT Audit отличает простой и интуитивно понятный интерфейс.

Система IT Audit позволяет организовать работу с задачами в нескольких режимах:

• Настольное (Desktop) приложение на компьютере под Windows
• Web-интерфейс для постановки и контроля выполнения задач через Интернет-браузер
• Приложение Android

Программа IT Audit позволяет организовать постановку задач сотрудникам и контролировать их выполнение. При постановке задачи приводится:

• Содержание выданного задания
• Исполнитель поручения
• Срок выполнения (дедлайн). Если исполнитель не справится в заданный срок, инициатор поручения получит уведомление о просрочке

Подробное содержание задачи приводится в наглядной карточке задачи. При постановке задачи предусмотрена возможность:

• Внести детальное описание задания
• Прикрепить файлы, связанные с выполнения задания
• Установить контролирующее лицо
• Выбрать проект, в рамках выполнения которого создается задача

Информирование исполнителя о поставленной задаче

После создания задания исполнитель задачи получит уведомление о новой задаче. Если исполнитель не успел ознакомиться с уведомлением (например, сотрудник находился не за своим компьютером), оно будет приведено в программе через несколько минут. Периодичность вывода оповещений настраивается в интервале от 5 до 60 минут.

Подзадачи могут детализировать основную задачу. Разделение большой и сложной задачи на подзадачи позволяет добиться повышение исполнителькой дисциплины. Каждое задание может быть распределено между исполнителями.

Подзадачи также целесообразно использовать для контроля выполнения сложных задач, а также для закрепления ответственного по каждой составной части общей большой задачи.

Исполнитель задания совместно с контролирующим лицом получат уведомление о постановке задачи. После получения уведомления о создании задания исполнитель знакомится с его содержанием.

Затем существует несколько вариантов развития событий:

• Исполнитель приступает к выполнению задачи.
• Исполнитель делегирует задачу (например, руководитель отдела передает задачу подчиненному)
• Распределение одного задания между несколькими исполнителями - создание подзадачи

Если содержание задания исполнителю понятно, он может приступать к выполнению задачи. Тогда контролирующее лицо и инициатор поручения получат уведомление о начале выполнения задачи.

Порой исполнителю не всегда понятны детали задания и он нуждается в некоторых уточнениях. В этом случае в режиме чата исполнитель может задать уточняющие вопросы контролирующему лицу или инициатору задания. Вся переписка сохраняется в базе данных.

Завершив выполнение задачи, исполнитель может прикрепить к ней все необходимые файлы и сделать комментарий к результату своей работы. После этого инициатору задачи и контролирующему лицу придет сообщение о выполнении задачи.

Программа по управлению задачами IT Audit позволит повысить эффективность труда руководителя. Созданные в IT Audit поручения легко контролировать. После выполнения задания инициатор задачи и контролирующее лицо получит уведомление о выполнении задачи.

Автор задания знакомится с результатами его выполненния, подготовленными документами. При необходимости доработки задания ответственные сотрудники могут внести свои пожелания и комментарии и направить поручение на доработку. В этом случае исполнителю будет направлено уведомление о необходимости доработки задания. При успешном выполнении поставленной задачи инициатор поручения принимает ее выполнение.

Если инициатор задачи или контролер посчитает, что задача выполнена в недостаточной мере и требует доработки, то исполненное задание отклоняется. Задача автоматически отправляется на доработку.

Успешное выполнение задачи завершается утверждением выполненного задания инициатором или контролером. Соответствующие уведомление получит исполнитель задания и лицо, контролирующее выполнение этого поручения.

Замена исполнителя по задаче

При необходимости, инициатор поручения или контролирующее лицо может заменить исполнителя поручения. В таком случае исполнителю задания направляется уведомление, содержащее информацию об отклонении выполнения поручения и по задаче назначается новый исполнитель.

История, содержащая всю информацию об изменении ответственных лиц, сохраняется и на ее основе формируется отчет История изменения ответственных лиц.

В программе IT Audit выданные задания приводятся в виде списка задач. Помимо того, что это удобно, такой список гарантирует эффективность контроля. Сотрудники смогут увидеть все задания, которые они не выполнили. У руководителей, назначающих задания, выводится список поставленных ими задач.

Поиск и просмотр заданий, адресованных другим сотрудникам, доступен при наличии у пользователя соответствующих прав. Отображаемые колонки в списке задач настраиваются и сохраняются в профиле пользователя.

Поиск задач

Задачи могут быть отобраны по различным параметрам. Например, по автору поручения, исполнителю, контролирующему лицу. Также предусмотрена удобная возможность отбора по содержанию задачи, состоянию заданию, дедлайну (плановому окончанию) и прочим параметрам.

При необходимости можно подключить полнотекстовый поиск по файлам.

По задаче устанавливливается срок выполнения. Если исполнитель выполнит задание позже планируемого срока, то по задаче приводится пиктограмма , свидетельствующая о просрочке выполнения задания.

О времени просрочки задания в днях и часах можно узнать, наведя на пиктограмму курсор мыши. Расчет просрочки задания производится путем подсчета разницы в днях и часах от запланированной даты до фактического времени выполнения задачи.

Программа IT Audit заранее направляет уведомление об окончании срока выполнения задачи (дедлайн).

Управление задачиами на платформе IT Audit наряду с настольным приложением может работать через Web бразуер.

Постановка и выполнение задач также производится через бесплатное мобильное приложение на Android .