Журнал документов
В программу документы могут быть внесены несколькими способами:
- создание документа непосредственно в программе. При создании документа будут заполнены объекты документа (реквизиты компании, контрагента, формулировка документа и т.д.)
- прикрепление ранее подготовленного файла документа, в том числе и отсканированного документа
Регистрация документов в журнале документов
В модуле Журнал документов программы IT Audit регистрируются любые группы документов (например, договоры, приказы и т.д.) и соответствующие им виды документов (например, договор поставки, договор подряда).
Колонки таблицы журнала документов настраиваются. Возможность настройки колонок позволяет подготовить журнал документов с учетом индивидуальных потребностей пользователей.
Поиск документов в журнале документов
Поиск необходимого документа производится в Журнале документов по многочисленным параметрам. Наиболее часто встречаемые параметры поиска могут быть сохранены в качестве индивидуальных настроек поиска документов.
Поиск по основным данным документа
- наименование контрагента, с которым заключен договор
- предмет документа
- рубрика документа
- стадия документа (подготовка, визирование и т.д.)
- ответственный со стороны компании
- гриф ограничения доступа к документу
- проекту, в рамках которого создан документ
Поиск по регистрационным данным в журнале документов
- дата создания и регистрация документа
- регистрационный номер документа
- сумма документа
- сотрудник, создавший документ
- дата окончания срока документа
Формирование отчетов в журнале документов
По содержащимся в программе документам формируются различные отчеты, которые выгружаются в табличный редактор:
- Журнал документов. Отчет содержит список отобранных документов
- Визирования документа. Отчет содержит информацию о результатах визирования документа
- История визирования документа. Отчет содержит информацию об истории визирования документа
- Ознакомление с документом. Отчет содержит информацию об истории ознакомления сотрудников с документом
- Договорные обязательства. Отчет содержит информацию о договорных обязательствах сторон по договору
- Просроченные выполненные договорные обязательства. Отчет содержит информацию о просроченных выполненных договорных обязательств
- Просроченные невыполненные договорные обязательства. Отчет содержит информацию о просроченных невыполненных договорных обязательств