Контроль договоров и договорных обязательства
В программе IT Audit реализован контроль договоров в части своевременности исполнения сторонами договорных обязательств. Контроль договорных обязательств входит в модуль Документы программы IT Audit.
В программе IT Audit предусмотрена возможность заранее напомнить ответственному сотруднику о наступлении срока договорного обязательства (поле "напоминание").
При нарушении условий договора одной из сторон программа направит ответственному сотруднику компании уведомление о нарушении срока исполнения обязательства.
Содержание условий заключенного договора представляет собой совокупность договорных обязательств сторон. С целью организации контроля договоров, в том числе и над своевременным исполнением договорных обязательств, по договору вносится структура договорных обязательств, включая этапы договора. Договорные обязательства могут вноситься в ручном режиме или на основании настроенного справочника по соответствующему виду договора.
Как организовать контроль договоров
В программе IT Audit достаточно прописать этапы исполнения договора. И если этап договора привязан к срокам исполнения обязательства - установить крайний срок его исполнения.
Чтобы ответственный за исполнение договора сотрудник не пропустил срок исполнения обязательства, надо установить необходимую дату напоминания. Как наступит срок напоминания - в программе будет направлено уведомление (сообщение будет продублировано на электронную почту).
Если срок исполнения договорного обязательства все-таки был просрочен, менеджер получит уведомление о просрочке исполнения договорного обязательства.
При наличии просрочки исполнения обязательства в программе рассчитывается количество дней просрочки. После выполнения договорного обязательства менеджер вносит дату его исполнения.
Поиск по условиям договорных обязательств
По договорным обязательствам (этапам) предусмотрен поиск. Например, можно отобрать просроченные обязательства, ближайшие обязательства или обязательства свыше определенной суммы.
Отчеты по контролю договоров
В программе создаются отчеты, позволяющие отслеживать исполнение договорной дисциплины и объективно оценивать работу сотрудников компании в части организации договорной работы. Например, может быть сформирован отчет, содержащий обязательства, по которым истек срок исполнения и ответственного сотрудника со стороны компании.
Руководители перед проведением совещения смогут отобрать договоры, по которым имеется просрочка исполнения договорных обязательств со стороны компании или контрагента. В журнале документов будет доступна информация о количестве дней просрочки и кто является ответственным лицом (куратором) за исполнение договора со стороны компании. Согласитесь, при проведении совещения порой крайне необходима такая информация. Только представьте, сколько можно было избежать конфликтных ситуаций со стороны партнеров.
Когда контроль договоров просто необходим
Проводя аудиторские проверки мы достаточно часто встречали случаи, когда согласованные сторонами сроки исполнения обязательств нарушались как со стороны самой организации, так и ее контрагента. Зачастую менеджеры организации и контрагента просто устно договариваются между собой. Никакие документы при этом не оформляются.
Но если в процессе исполнения договора менеджер увольняется, то все прежние договоренности остались лишь на словах и со стороны организации уже никто и не помнит причины, по которым обязательства были нарушены.
Поэтому хорошая практика, которая позволит избежать дальнейших проблем при контроле договоров - документально фиксировать все договоренности сторон. Все изменения договорных обязательств должны быть подписаны уполномоченными лицами.
Если вашей компанией заключаются договоры на значительные суммы, то нарушение договорного обязательства даже на несколько дней может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. Гораздо проще организовать надлежащий контроль исполнения договорных обязательств в программе IT Audit.
Контроль договоров в части контроля договорных обязательств, в первую очередь, необходим компаниям, работающим по индивидуальным заказам, и когда необходимо отслеживать сроки исполнения обязательств.