Создание документа

Документы в программу могут быть внесены несколькими способами:

• создание документа непосредственно в программе. Файл документа будут заполнен объектами документа (реквизиты компании, контрагента, номер и дата договора, подписант договора, выбранные из справочника формулировки договора и т.д.)
• прикрепление ранее подготовленного файла документа, в том числе и отсканированного файла

Редактор IT Audit - БЕСПЛАТНАЯ альтернатива Word, Excel

В программе IT Audit создаются любые текстовые и табличные документы как в большинстве платных текстовых редакторов. При этом редактор документов IT Audit БЕСПЛАТНЫЙ.

Прикрепление любых файлов в карточку документа

Если в организации файлы документов создаются без использования шаблонов документов, то данные файлы можно прикрепить на вкладке Файлы карточки документа программы IT Audit. Все файлы будут храниться в базе данных программы и не потеряются. База данных может регулярно архивироваться.

В Карточке документа обобщается следующая информация по документу:

• Компания, от имени которой оформляется документ
• наименование контрагента, с которым заключается договор
• период действия договора
• информация об условиях пролонгации договора
• содержание документа (существенные условия создаваемого договора)
• файлы документа
• состояние документа (подготовка, согласование, подписание, исполнение и т.д.)

Для создания документа по шаблону достаточно выбрать ранее подготовленный шаблон и в программе IT Audit будет создан готовый файл документа.

При создании документа по шаблону появляются следующие преимущества:

• достигается унификация документов организации. При необходимости созданный по шаблону документ может быть изменен
• ускоряется процесс создания документов
• созданные документы хранятся в единой базе данных организации
• существенно снижается стоимость программного обеспечения, используемого для создания документов

Созданные в программе документы (договоры, приказы по организации и т.п.) систематизируются в Журнале документов

Настройка шаблона файла документа на автоматическое заполнение реквизитами

Создание документов в программе IT Audit производится на основании подготовленных шаблонов документов.

При создании шаблона документа используется файл Microsoft Word, содержащий текст заключаемого договора, и объекты документа (номер и дата договора, наименование контрагента, руководитель контрагента в родительном падеже, реквизиты партнера и т.д.). Создание шаблона договора занимает 5-10 минут.

Как правило, шаблоны документов создаются в разрезе видов заключаемых договоров (например, договор поставки, подряда, трудовой договор и т.д.). По одному виду документа может быть создано несколько шаблонов (например, различные шаблоны договоров поставки в зависимости от особенностей поставляемой продукции).

Подготовленный шаблон договора, предназначенный для автоматического заполнения значениями из программы, будет выглядеть следующим образом.

При создании текста документа могут быть использованы типовые формулировки содержания документа. Например, при создании договора из шаблона документа выбирается необходимое условие отгрузки товаров и его оплаты.

В качестве варианта текстовки документа могут использоваться переменные - автоматически заполняемые значения. Например, различные варианты преамбулы договора в зависимости от того, контрагент является юридическим или физическим лицом

Направление документа на согласование

После создания документа участвующим в согласовании документа сотрудникам направляется уведомление о согласовании документа.