Документооборот

В модуле Документы программы IT Audit могут создаваться любые документы, включая:

• внешние и внутренние документы (приказы, письма, акты и т.д.)
• договоры с внешними контрагентами (юридические и физические лица)
• договоры с сотрудниками

Для систематизации документов создаются необходимые рубрики документов. Рубрики документов могут объединяются в группы документов. Например, по группе документов договоры могут быть созданы следующие рубрики:

• договор поставки
• договор аренды
• лицензионный договор

Журнал документов в системе документооборота

Созданные в программе документы систематизируются в Журнале документов.

Документы в программу могут быть внесены несколькими способами:

• создание документа по шаблону непосредственно в программе
• прикрепление ранее подготовленного файла документа

Создание документа по шаблону

Создание документа по шаблону в системе документооборота производится просто и удобно. Пользователь выбирает необходимый шаблон договора и на его основе создается файл документа, содержащий:

• текст документа
• ФИО подписантов документа в родительном падеже
• реквизиты сторон договора
• заполняется еще более 200 автоматически заполняемых полей

При создании текста документа могут быть использованы типовые формулировки содержания документа. Например, при создании договора из шаблона документа выбирается необходимое условие отгрузки товаров и его оплаты.

Согласование документа в системе документооборота

При необходимости, документ может быть направлен на согласование. Согласующие лица по документу имеют возможность документировать свои замечания и предложения по каждому файлу документа.

Маршрут движения документа

Инициатор согласования может направить договор на согласование:

• по заранее настроенному маршруту согласования документа
• определенным сотрудникам

Контроль исполнения договорных обязательств

Программа позволяет контролировать исполнение договорных обязательств сторонами договора, что позволяет организовать оперативный контроль над своевременным исполнением обязательств. Программа автоматически уведомит ответственного сотрудника компании о наступлении срока исполнения обязательства.

Полнотекстовый поиск по файлам в программе документооборота

В программе предусмотрен полнотекстный поиск по файлам документов и задачам.

Поиск в системе документооборота поддерживает основные операторы ("~" (рядом), "&" (и), "&!" (и не), "|" (или)) и может быть ограничен типами файлов и временем их создания.